Odbiór dostawy jest czynnością prawną, nie uprzejmością
Podpis na dokumencie przewozowym zamyka etap transportu i przesuwa odpowiedzialność za towar na odbiorcę. Od tej chwili reklamacja uszkodzeń wymaga wykazania, że powstały wcześniej. Dlatego moment odbioru na budowie zasługuje na kilka minut uwagi, a nie na machnięcie ręką z kabiny koparki.
Na placu ten podpis składa zwykle kierownik budowy, magazynier albo wyznaczony pracownik wykonawcy. Kto konkretnie, powinno wynikać z ustaleń przed rozpoczęciem robót.
Co sprawdza się przed podpisem
- Asortyment, ilość i oznaczenia partii zgodne z zamówieniem oraz dokumentem dostawy.
- Stan opakowań, folii i taśm spinających palety.
- Widoczne uszkodzenia elementów: pęknięcia, odpryski, wygięcia, zawilgocenie.
- Dokumenty towarzyszące: deklaracje właściwości użytkowych, atesty, karty produktu.
Kontrola dzieli się przy tym na dwie części: zgodność z zamówieniem i stan techniczny. Pierwsza dotyczy tego, czy przyjechało to, co zamawiano. Druga tego, w jakim stanie przyjechało.
Materiały sypkie odbiera się inaczej niż drobnicę. Przy kruszywach i piasku znaczenie ma frakcja i czystość, a nie liczba sztuk, więc porównuje się dokument wagowy z zamówieniem.
Zastrzeżenia zapisuje się od razu
Uwagi wpisane do listu przewozowego albo dokumentu dostawy mają wartość dowodową. Ta sama uwaga zgłoszona telefonicznie dwa dni później jest trudna do obrony, bo towar zdążył już poleżeć na placu.
Zapis powinien być konkretny: co jest uszkodzone, ile sztuk, w którym miejscu palety. Zdjęcie zrobione przed rozładunkiem, jeszcze na naczepie, rozstrzyga większość późniejszych sporów.
Gdy uszkodzenie obejmuje znaczną część dostawy, spisuje się protokół szkody z udziałem kierowcy. Odmowa przyjęcia całej partii również wymaga adnotacji, inaczej przewoźnik zawozi towar z powrotem bez podstawy.
Rozładunek a odpowiedzialność za uszkodzenie
Część szkód powstaje dopiero podczas zdejmowania ładunku z naczepy. Rozstrzygające bywa wtedy, kto prowadził rozładunek i czyim sprzętem. Jeśli robi to kierowca żurawiem zamontowanym na pojeździe, odpowiada przewoźnik. Jeśli odbiorca własnym wózkiem widłowym, odpowiedzialność przechodzi na niego.
Ten podział powinien wynikać z zamówienia usługi. Sytuacja, w której rozładunek na budowie samochodem z żurawiem jest ustalony z wyprzedzeniem, pozostawia mniej miejsca na wątpliwości niż improwizacja przy bramie.
Dostawy częściowe i braki ilościowe
Przy większych zamówieniach materiał przyjeżdża partiami, często różnymi pojazdami i w różnych dniach. Rozliczenie ilościowe robi się wtedy na koniec, po zsumowaniu wszystkich dokumentów, a nie po każdym kursie.
Brak ilościowy zgłasza się w terminie wskazanym w umowie albo w warunkach sprzedaży dostawcy. Terminy bywają krótkie, liczone w dniach roboczych od dostawy, więc odkładanie kontroli do momentu wbudowania materiału zamyka drogę reklamacji.
Przy materiałach liczonych na sztuki pomaga przeliczenie na miejscu, jeszcze przy pojeździe. Przy palecie zafoliowanej fabrycznie wystarczy sprawdzić oznaczenie i stan folii, bo rozpakowanie w deszczu przynosi więcej szkody niż pożytku.
Jak ustawić obieg dokumentów, żeby nic nie ginęło
Dokumenty dostawy na budowie mają krótkie życie: leżą w kabinie, mokną w deszczu i znikają. Prosty nawyk polega na fotografowaniu podpisanego dokumentu telefonem i wysyłaniu go tego samego dnia do biura.
Rejestr dostaw prowadzony w jednym pliku pozwala potem odtworzyć, kiedy i w jakiej ilości materiał trafił na plac. Przy rozliczeniu z inwestorem albo przy reklamacji jakościowej to zwykle najpewniejsze źródło informacji.
Warto też zachować numery partii z etykiet. Przy wadzie produkcyjnej producent pyta o nie w pierwszej kolejności.